新型コロナウイルスの感染拡大の影響で現在急速に普及が進んでいるのが、オフィス以外の場所で仕事を行う「テレワーク」です。大企業はもちろんのこと、中小企業でも積極的にテレワークの導入を進めています。
ここでは、テレワークの概要やメリット、デメリットについてまとめました。記事の最後ではテレワーク導入において役立つWeb会議システムもご紹介いたします。
目次
テレワークとは
ニュースなどでも耳にする機会が増えたテレワークという言葉ですが、どのような働き方なのかを今一つ理解していないという人もいるかもしれません。また、どうして普及が進んでいるのだろうかと疑問に思っている人もいるのではないでしょうか。ここでは、テレワークの概要と普及が進んでいる理由についてみていきましょう。
政府推進の働き方改革の一つ
テレワークとは、オフィスや現場以外の場所、すなわち自宅やコワーキングスペース、カフェなどで仕事をするワークスタイルのことを指します。テレワークの導入は働き方改革において重要な位置を占めており、政府も積極的にテレワーク関連施策を推進しています。
その背景には、少子高齢化に起因する労働人口の減少があります。労働人口の減少はこれからも続くと考えられますが、テレワークが導入されればフレキシブルな働き方が可能になるため、オフィスへの出勤が難しい人でも仕事を継続することができます。離職防止につながるため、労働参加率の向上が期待できるといえるでしょう。
新型コロナの影響で導入拡大が続く
一部の企業ですでに導入が始まっているテレワークですが、新型コロナウイルスの影響で導入する企業が増えております。たくさんの人が集まるオフィスでは、クラスターが発生する恐れがあり、各人の業務をテレワークで行うことによって、感染拡大を防ぐだけでなく、働き方改革にも繋がります。
中には、従業員に感染者が出たことによって事業の一時停止を余儀なくされた企業も存在します。完全に事業がストップすると、企業への大きなダメージは避けられません。このようなリスクを避けるためにも、テレワークへの移行は非常に重要だといえるのではないでしょうか。
テレワークは雇用型と非雇用型に分けられる
テレワークは、「雇用型」と「非雇用型」の2種類に大別することができます。ここでは、雇用型と非雇用型それぞれの概要についてまとめました。
雇用型
雇用型テレワークとは、企業などに雇用されている従業員がオフィス以外の場所で仕事をすることを指します。さらに、雇用型テレワークは仕事場所によって自宅で仕事をする「在宅勤務」、移動中などに仕事をする「モバイルワーク」、オフィス以外のワークスペースで仕事をする「施設利用型勤務」の3つに分けられます。
なお、テレワークといっても必ずしもすべての仕事をオフィス以外で行っているわけではありません。決まった曜日に出社する場合もあれば、一部の仕事のみをテレワークで行う場合もあり、テレワークの形は企業や仕事内容、従業員の状況などによって異なります。
非雇用型
非雇用型テレワークは自営型テレワークとも呼ばれ、企業などに雇用されていない人のワークスタイルがこれに当てはまります。例えば個人事業主やフリーランス、ノマドワーカーなどは、非雇用型テレワークを行います。
非雇用型テレワークは、大きく「SOHO（ソーホー）」と「内職副業型勤務」の2つに大別されます。SOHOはスモールオフィス・ホームオフィスの略で、専門性が高い仕事の場合にこの言葉が使われます。それに対し、比較的容易な業務を中心に行う場合は内職副業型勤務と呼ばれます。
テレワーク導入のメリット
テレワークの導入には、多くのメリットがあります。ここでは、テレワークのメリットを企業側と従業員側の両面からみていきます。
企業側のメリット
企業側のメリットとしては、まず離職防止が挙げられます。従業員が育児や介護などを理由に退職を申し出ることは少なくありません。しかしテレワークを導入していれば場所にとらわれずに働くことができるため、育児や介護との両立が可能です。企業にとって大切な資産である従業員の流出を阻止できることが大きなメリットです。
また、テレワークを導入することで優秀な人材を確保しやすくなります。オフィスへの通勤が難しい場合でも、テレワークをできるのであれば問題になりません。テレワークが可能な条件で求人を行えば、幅広い層の中から適切な人材を見つけることもできるかもしれません。
コスト削減の面でもテレワークにはメリットが多く、従業員のために用意する備品の数が一気に少なくなります。さらに、完全テレワークの従業員が多い場合にはオフィススペースの縮小も可能です。家賃が安いオフィスに引っ越すことができれば、固定費を大きく削減できます。
従業員側のメリット
近年注目されているのが、「ワークライフバランス」です。ワークライフバランスとは生活と仕事の調和のことで、ワークライフバランスを実現することによって仕事とプライベートの両方を充実させることができます。テレワーク導入によりワークライフバランス保つことができることが、従業員にとって大きなメリットです。
また、テレワークであれば通勤する必要がありません。日本は平均通勤時間が長いといわれており、人によっては往復に2時間以上を費やしています。さらに、東京や大阪などの都心においては満員電車に載ることが大きなストレスとされています。そのため、通勤せずに仕事ができることで、不要な負担を減らすことができるといえるのではないでしょうか。
仕事に集中しやすいのもテレワークのメリットで、途中で話しかけられたりすることによって手が止まることがありません。ひたすらに自分の仕事に向き合うことができます。作業効率が上がるため、同じ時間内でより多くの仕事をこなせることになります。
テレワーク導入のデメリット
テレワークには多くのメリットがある一方で、デメリットも存在します。どのようなデメリットがあるのかを把握したうえで、正しく対策を行うことが大切です。
企業側のデメリット
テレワークでは実際に従業員が仕事をしているところを監督できないため、勤怠管理が難しくなります。オフィス勤務の場合と変わらずに真面目に仕事をする従業員もいますが、テレワークであることを逆手にとってサボろうとする従業員も出てくることでしょう。だからこそ、勤怠管理の方法は慎重に検討しなければいけません。
また、従業員のサポートをしにくいのも問題点として挙げられます。オフィス勤務であれば、従業員がミスをした場合には迅速にサポートすることができます。なかなか仕事が上手くいかずに悩んでいる場合も、適切なアドバイスをすることができるでしょう。しかし、テレワークでは従業員の状況をすぐに確認することができません。サポートが遅れることによって、トラブルが起きる可能性も考えられます。
そして、情報漏洩のリスクです。テレワークではカフェや図書館などで仕事を行うことが多くありますが、このようなパブリックスペースにおいて情報漏洩が起こりやすいことは言うまでもありません。機密情報を紛失してしまうと大きな問題になるため、セキュリティ管理は徹底しなければなりません。
従業員側のデメリット
テレワークのデメリットとしてしばしば挙げられるのが、コミュニケーション不足です。上司や同僚とコミュニケーションを取ることができないため、分からないことがあっても気軽に質問することができません。とくに経験年数が短い従業員の場合は、周りに人がいない環境で仕事をすることに不安を感じることも多いでしょう。また、仕事中に誰とも話をできないことで孤独感を感じる人もいます。フレキシブルに働けることが魅力のテレワークですが、人によってはストレスがかえって大きくなるかもしれません。
時間管理が難しいのもテレワークのデメリットで、上司がいない環境でもしっかりと自己管理をしなければいけません。とくに自宅で仕事をする場合にはついダラダラしてしまいがちですが、メリハリをつけないと仕事を終えるのに必要以上に時間がかかってしまいます。時間を計りながら仕事をするなど、集中力を保つための工夫が必要だといえるでしょう。
テレワーク用おすすめWeb会議システム3選
テレワークの導入時に検討したい3つのWeb会議システムの特徴についてまとめました。
ネクプロ
ネクプロは、集客から配信、分析改善までをまとめて行うことのできる業界初のWeb会議システムです。集客率は平均90％アップという驚異の実績を誇っており、現地集客のみの場合と比べて集客力が2.7倍以上になるというデータもあります。集客力を重視するのであれば、ネクプロは最適なツールだといえるでしょう。
ネクプロに搭載されている機能には、「リード管理機能」、「ランディングページ/Webフォーム作成機能」、「オープンメディア/クローズドオウンドメディア選択機能」、「ウェビナー・リアルイベント管理機能」、「アンケート機能」、「レポート管理機能」、「キャンペーンマネジメント機能」、「録画配信機能」などがあります。これらの機能を利用することで、充実したWeb会議を実現できます。
また、使いやすい仕様もネクプロの強みの1つです。初めてWeb会議ツールを使用する場合には手間取ることが少なくありませんが、ネクプロなら初心者でも簡単に使いこなせます。そのため、スムーズに導入できるのではないでしょうか。
Calling（コーリング）
Calling（コーリング）のWeb会議システムは、インストール不要で簡単に利用することができます。Web会議室のルーム名とパスワードを作成するだけでルームURLを作成することができ、参加者はルームURLをクリックするだけで入室することができます。もちろん、Calling（コーリング）のアカウントを持たない人を招待することも可能です。
搭載されている機能には、画面を参加者と共有する「画面共有」、会議参加者同士でテキストチャットができる「ルーム内チャット」、PDFファイルを共有できる「資料共有」、マーカーやペンツールを利用して共有した資料に描画できる「ホワイトボード」、作成したスクリプトを自分だけに表示できる「トークスクリプト」などがあります。多くの機能が利用できるため、実際に対面しているときのようにスムーズに会議が行えます。
さらに、会議の記録も簡単に行うことができます。メモの作成および作成したメモのエクスポートを行える「メモ＆エクスポート」、その場で資料をダウンロードできる「資料ダウンロード」、会議終了後に参加者へアンケートを表示する「アンケート」などを最大限に活用することで、今後に生かすことができるといえるでしょう。
bellFace（ベルフェイス）
bellFace（ベルフェイス）は、オンライン商談のために開発されたシステムです。お客様に事前準備をしてもらう必要はなく、デバイスやブラウザの制限もありません。さらに名刺表示やアイスブレイクなどの機能もあり、スムーズな商談を実現することができます。営業マネジメントの効率化に役立つ機能が搭載されているのも特徴で、営業トークのカンニングペーパーを利用できるほか、セールスフォースに自動で情報連携することも可能です。
またサポート体制も充実しており、専任のコンサル担当が導入を全面的にバックアップしてくれます。具体的なサポート内容としては、コンサル担当とのミーティング、3カ月に1回開催されるユーザー会、ツールを社内浸透させるための支援などがあります。
実際にbellFace（ベルフェイス）を導入して成果を上げた企業は多く、NTT東日本は商談数を年間1万件もアップさせました。また、basicでは受注率が2％から20％まで大躍進しました。その他にも多くの成功例があるため、安心して導入できるのではないでしょうか。
まとめ
働き方改革の推進や新型コロナウイルスの感染拡大防止のために、テレワークの導入は欠かせません。テレワークはこれからもどんどん普及していくと考えられるため、今から積極的に導入を進めてみてはいかがでしょうか。
そして、テレワークのサポートツールとしてぜひ利用したいのがWeb会議システムです。Web会議システムに搭載されている機能を利用することで、対面と変わらないクオリティでの会議が実現できます。ぜひここでご紹介したWeb会議システムを比較検討したうえで、自社で使いやすいものを選んでみてください。