最近多くの企業で導入されているのが、Web会議ツールです。現在はテレワーク推進の流れもあり、大企業のみならず中小企業でも積極的にWeb会議ツールが利用されています。ここでは、Web会議ツールの概要やメリット・デメリットについてまとめました。おすすめのWeb会議ツールもご紹介するので、ぜひ参考にしてください。
目次
Web会議ツールとは
Web会議ツールとは、インターネットを利用したWeb会議を可能にするツールのことです。従来は対面での会議が当たり前でしたが、近年はインターネット環境の整備やスマホ・タブレットの普及などによってWeb会議がますます便利になっています。今後は、どの業界においてもWeb会議が主流になっていくといえるでしょう。
Web会議とTV会議の違い
Web会議とよく比較されるものとして、TV会議があります。実際に集まらずに遠隔で会議をできるという点において、Web会議とTV会議はよく似ているといえるでしょう。
大きな違いとしては、TV会議では専用機器が必要だということが挙げられます。機器の設置や工事を行う必要があるため、初期費用は高額になるといえるでしょう。その分だけ画質のクオリティは高いといえますが、近年ではWeb会議ツールでも質の高い通信が可能になっており、その差はそれほど大きくはないといえます。
また、TV会議は専用機器が設置してある会議室でしか利用できないのに対し、Web会議は手持ちのデバイスから参加することができます。幅広い用途に利用するのであれば、Web会議のほうが向いているといえるでしょう。
Web会議ツールのメリット
Web会議ツールには多くのメリットがあり、導入したことで大きな成果を上げた企業も多く存在します。ここでは、Web会議ツールの主なメリットを3つご紹介します。
交通費と移動時間の短縮
Web会議ツールがあれば、インターネット環境さえあればどこからでも会議に参加することができます。自分のデスクや支社、事業所からアクセスできるのはもちろんのこと、移動中の電車の中などからでも参加可能です。わざわざ会議が開催される場所まで足を運ぶ必要がないので、交通費の削減および移動時間の削減につながるといえるでしょう。
特に全国各地に支社がある企業の場合は、それぞれの支社の代表が一カ所に集まるのは全員にとって大きな負担になるといえます。さらに、会議に参加する従業員の仕事は他の誰かがカバーしなければいけません。Web会議ツールによって各従業員の負担を減らせるのは、大きなメリットだといえるでしょう。
働き方を変えることができる
近年政府が積極的に推進しているのが、働き方改革です。少子高齢化が深刻化している日本では労働人口の減少が問題となっているため、今よりもフレキシブルに働ける環境が求められています。そこで、テレワーク導入がカギとなり、テレワークが可能であれば育児や介護と両立しやすくなるため、離職率の低下が期待できます。
また、テレワークにシフトするためにはWeb会議ツールが非常に役に立ちます。テレワークを行っている従業員はオフィスで行われる会議には参加できませんが、Web会議なら参加可能です。スムーズに情報共有できるため、テレワークによるコミュニケーション不足の問題も起きにくくなるのではないでしょうか。
資料共有によるペーパーレス
従来行われている対面の会議では、資料を人数分印刷して配布するのが当たり前でした。しかし、資料を印刷すると紙代やインク代、印刷代がかさんでしまいます。Web会議ツールで資料共有をしてペーパーレス化を実現すれば、コスト削減につながるといえるでしょう。
また、ペーパーレス化のメリットはコスト削減だけではありません。会議で使用した資料がデータ化されていれば、必要になったときに簡単に検索することができます。さらに、地球環境保護の観点でもペーパーレス化は有効だといえます。
Web会議ツールのデメリット
Web会議ツール導入の際には、メリットだけではなくデメリットも把握しておく必要があります。デメリットを理解したうえで、適切なタイミングでWeb会議ツールを用いると良いでしょう。
大人数の会議は向いていない
Web会議ツールは、そもそも大人数の会議向けに開発されていないものがほとんどです。そのため参加人数が多いと誰が発言したのかが分からず、スムーズに会議を進行できない場合があります。1人1人の映像が小さくなって画質が下がるのも、会議のクオリティを下げる原因になるかもしれません。
とはいえ、Web会議が主流になりつつある現在では大人数の会議に対応しているWeb会議ツールも登場しています。Web会議ツールを導入する際には、会議の参加人数を想定したうえで適切なものを選ぶことが大切です。
通信環境に左右されやすい
Web会議ツールではインターネットを利用するため、どうしても通信環境に左右されてしまいます。通信環境が悪いと画質や音声のクオリティが低くなるほか、最悪の場合は通信そのものがストップしてしまう場合もあり、大幅なスケジュール変更を余儀なくされる可能性もあります。
そのため、重要な会議を行う際には事前に何度もテストを行う必要があります。とくに外部の人間が参加する場合には、慎重にならなければいけません。技術面に不安がある場合には、専門家のサポートも検討する必要があるといえるでしょう。
無料版Web会議ツール≪Best3≫
Web会議ツールを導入するかどうかを決めかねているのであれば、まずは無料版Web会議ツールで試してみるのがおすすめです。ここでは評判のよい無料版Web会議ツールを3つご紹介するので、本格的な導入を検討する際にはぜひ利用してみてはいかがでしょうか。
第1位 Whereby
Wherebyは、Web会議の主催者が発行したURLをクリックするだけでWeb会議に参加することができるツールです。アカウント作成やログイン作業などが一切必要ないので、参加者にとって負担がありません。事前準備をすることなく、スムーズにWeb会議に参加できます。
WherebyにはFree（無料版）、Pro（有料版）、Business（有料版）の3つのプランがありますが、Freeでは4人までが1つのルームでWeb会議を行うことができます。数人での打ち合わせや会議であれば、Freeでも十分だといえるでしょう。搭載機能には画面共有機能やチャット機能があり、時間制限はありません。
第2位 Zoom
Zoomは、全世界で75万人以上に利用されているサービスです。無料プランでも申し分のない機能が搭載されており、有料プランではさらに便利な機能が使用可能になります。業務効率化のために広く利用され始めているツールの1つだといえるでしょう。
Zoomの特徴としては、品質の高さが挙げられます。Zoom独自の圧縮技術を用いているため、モバイル回線でも安定した通信が実現できます。また録画・録音機能が利用できるため、簡単に会議の記録を取ることができます。場合によっては、後から編集作業を行って2次利用することも可能だといえるでしょう。
第3位 Google Meet
Google MeetsはGoogleが提供しているコミュニケーションツールで、チャットやグループチャット、ビデオ通話、音声通話などを行うことができます。主催者以外はアカウント作成は不要のため手軽で、Googleの他の機能と連携できること、最大10人で利用できるのもメリットだといえるでしょう。
ただし画像や音質の面ではクオリティは高くはなく、乱れが生じる場合もあります。またAndroidスマホであれば標準装備されていますが、iPhoneスマホの場合にはアプリをインストールしなければいけません。日本はスマホユーザーが多いため、この点に関してはややネックになってしまうかもしれません。
安心利用！有料版Web会議ツール
無料Web会議ツールにも必要最低限の機能は搭載されていますが、定期的にWeb会議を開催するのであれば機能やサポートの充実した有料版Web会議ツールに切り替えるといいでしょう。ここでは、ぜひおすすめしたい有料版Web会議ツールを3つご紹介します。
Webセミナーに最適！「ネクプロ」
Web会議ツールの活用方法は、何も社内会議のみではありません。大人数を対象にWebセミナーを開催する場合にも、Web会議ツールは非常に有用だといえます。そして、集客を目的にWebセミナーを行う場合に最適だといえるのがネクプロです。
ネクプロでは、事前の集客からWebセミナー後の分析・改善までワンストップで完結することができます。申込者の情報や参加者情報、アンケート・チャット履歴、Webセミナーの録画などはすぐに受け取ることができるため、効率的なマーケティングにつながるといえるでしょう。
また、オフラインセミナーを開催する際にWebセミナーを同時配信できるのもネクプロならではです。オフラインセミナーのみの場合と比較すると、Webセミナーを同時配信した場合の集客力は2.7倍以上。Webセミナーを導入することで、大幅な集客力アップが期待できるといえるでしょう。
搭載されている機能には、「リード管理機能」、「ランディングページ/Webフォーム設置機能」、「オープンメディア/クローズドオウンドメディア選択機能」、「ウェビナー/リアルイベント管理機能」、「アンケート機能」、「レポート管理機能」、「キャンペーンマネジメント機能」、「録画配信機能」などがあります。これらの機能を最大限に活用することで、クオリティの高いWebセミナーを実現できるのではないでしょうか。
商談特化ツール「bellFace」
bellFaceは、オンラインでの商談に特化して開発されたWeb会議ツールです。営業に特化した機能が搭載されているため、他のWeb会議ツール以上にスムーズに商談を行うことができます。顧客側に事前準備をしてもらう必要がないのはもちろんのこと、名刺表示機能やアイスブレイク機能も用意されています。対面の場合と変わらない感覚で商談を行えるため、受注率アップにもつながりやすいのではないでしょうか。
さらに、商談を成功させるための徹底的なサポート体制もbellFaceの大きな魅力です。専任のコンサル担当が業界別の活用方法をアドバイスしてくれるほか、3カ月に1回開催されるユーザー会では先輩企業の体験談から学ぶことができます。さらにツールを社内に浸透させるためのサポートもあり、導入の際も安心だといえるでしょう。
bellFaceでは実際に多くの成功事例があり、弁護士ドットコムでは訪問割合を5％以下にしながらも、対面のときと変わらない受注率を維持しています。あしたのチームでは、800万円の商材を非対面で売り切りました。Asoview!では、商談数が248％に増加しています。このように多くの成功事例があるからこそ、安心して導入できるといえるでしょう。
チャットボット機能あり！「Calling」
Callingは、人材派遣・人材紹介会社、法律事務所、サービス業、メーカーなど、業種や業態を問わず幅広く使用されているWeb会議ツールです。そして、Callingで提供しているサービスには「Meeting」と「Chat/Chatbot」の2つがあります。
Meetingは、手軽にWeb会議を行いたいときに便利なサービスです。参加者はURLをクリックするだけでルームに入室できるので、手間がありません。またルームごとに入室パスワードを設定することができるため、アクセス制限も可能です。同時接続は最大30名で、社内会議や取引先との打ち合わせなどで利用する際には十分だといえるでしょう。
そして、Chat/Chatbotを利用すればホームページやサイトのお問い合わせ窓口として専用のチャットボックスを設置できます。専用JavaScriptを埋め込むだけで簡単にチャットボックスを設置できるので、ITに強くない人でもスムーズに行うことができます。また、LINE、Facebook messenger、Skypeをはじめとした複数のコミュニケーションチャネルをまとめて管理できるのもCallingならではの強みだといえるでしょう。
まとめ
Web会議ツールには、コスト削減や移動時間の短縮、テレワークの推進、ペーパーレス化など、たくさんのメリットがあります。現在はWeb会議ツールを利用していないという企業も、積極的に導入を検討してみてはいかがでしょうか。無料で利用できるWeb会議ツールもあるので、手軽に導入できるといえるでしょう。
そして、本格的にWeb会議を取り入れるのであれば有料版Web会議ツールを使うのがおすすめです。無料版Web会議ツールと比べて便利な機能が多数搭載されており、サポートがしっかりしているので万が一トラブルが起きた際にも安心です。それぞれをじっくりと比較検討したうえで、自社にあったWeb会議ツールを選んでみてください。