新型コロナウイルスの影響で、最近ではテレワークを導入する会社が急激に増えています。これからテレワークを導入しようと考えている企業も多いことでしょう。ここでは、テレワークに役立つツールの種類やテレワークツールを利用するメリット、おすすめのテレワークツールなどについてまとめました。テレワーク導入時の参考にしていただければと思います。
目次
テレワークに有効なツール分類
テレワークに役立つツールには色々な種類があり、目的や用途を分類することができます。
オンライン会議ツール
離れた場所で仕事をしている従業員同士で会議を行う際に利用したいのが、オンライン会議ツールです。対面の会議と比べて情報の共有などが難しいように感じるかもしれませんが、多くのオンライン会議ツールには画面共有や資料共有などの機能が付いているため、対面と変わらない感覚でスムーズに会議を行うことができます。
また、オンライン会議ツールを利用できるのは社内会議だけではありません。見込み顧客への営業や取引先との打ち合わせなどにも活用することができます。
Webセミナーツール
セミナー開催は、多くの企業で採用されているリード獲得手法だといえます。しかしオフラインセミナーを開催するには会場費や人件費などが必要なため、コストがかさむのが大きなデメリットでした。そこで活用できるのが、オンラインでセミナーを開催できるWebセミナーツールです。
Webセミナーツールを活用すれば、会場費や人件費をはじめとしたセミナー開催にかかる費用を大幅にカットすることができます。さらにチャット機能を利用することで、オフラインセミナーよりも簡単に参加者とコミュニケーションを取ることができます。密なコミュニケーションによって参加者の満足度が上がれば、良質なリード獲得にも繋がります。
ビジネスチャットツール
テレワークを行う際に必ずと言っていいほどよく用いられるのが、ビジネスチャットツールです。テレワークの問題点としてはコミュニケーション不足がよく指摘されますが、チャットならメールよりも気軽にコミュニケーションを取ることができ、進捗管理やタスク管理もしやすくなります。
一般的によく使用されているコミュニケーションツールとしてはLINEがありますが、セキュリティ面で大きな問題があります。仕事においては、機密情報などを取り扱うことも少なくありません。情報漏洩を防ぐためにも、ビジネスチャットツールを用いることが一般的です。
クラウドストレージ
クラウドストレージとは、インターネット上でファイルなどを保管できるツールのことをいいます。クラウドストレージを利用すれば、自宅やコワーキングスペースで仕事をする場合でもすぐにファイルにアクセスできます。
また、クラウドストレージを利用していればトラブルによってデータがなくなる心配がありません。大切なデータのバックアップになるため、リスク管理にもつながります。
勤怠管理ツール
フレキシブルな働き方を実現できるのがテレワークの魅力ですが。勤怠管理が難しいのは大きな課題だといえます。休憩時間や残業時間を正しく把握できないと、給与計算にも支障が生じてしまいます。テレワークでは直接従業員を監督することができないため、勤怠管理はオフィス勤務の場合以上に厳格に行う必要があります。
そこで導入したいのが、勤怠管理ツールです。勤怠管理ツールを用いれば、勤怠管理の正確性と利便性が高まります。規定以上の労働時間に達しそうになったときにアラートで警告してくれる機能もあるため、コンプライアンス順守にも役立つのではないでしょうか。
テレワークツールを利用するメリット
多くの企業がテレワークツールを利用している昨今ですが、メリットが今一つ分からないという人もいるかもしれません。ここでは、テレワークツールを利用するメリットについて確認していきましょう。
働き方改革に繋がる
テレワークは、働き方改革において政府が推進しているものの1つです。テレワークを導入すれば場所を選ばずに働けるため、フレキシブルな働き方が可能になります。その結果、育児や介護で退職を余儀なくされていた人も仕事を続けることができるようになります。日本では労働人口の減少が問題になっていますが、テレワークによって育児や介護を理由とした離職が減れば、人手不足解消の一助になるといえるでしょう。
生産性が向上する
生産性が向上するのも、テレワークの大きなメリットだといえます。オフィスで仕事をする場合には、他の仕事を頼まれたりすることによって作業を中断せざるを得なくなることが少なくありません。それに対し、テレワークであれば自分のするべき仕事のみに集中することができます。さらに、好きな時間に働けるため隙間時間も効果的に利用することができます。従業員1人1人の生産性が向上すれば、全体として大きな成果につながるのではないでしょうか。
ぜひ検討したい！テレワークツール5選
現在は多くの企業がテレワークツールを提供しており、最適なツールを探すだけでも一苦労だといえます。そこで、ここではおすすめのテレワークツールを5つ厳選しました。まずは、ここでご紹介するテレワークツールから利用を検討してみてはいかがでしょうか。
bellFace（ベルフェイス）
bellFace（ベルフェイス）は、日本で一番使われているオンライン商談システムです。営業に特化した機能を多く搭載しているため、スムーズな商談を実現することができます。また営業マネジメントの効率化にもつながるため、部署全体としてのパフォーマンスがアップするといえるでしょう。
そして、充実したサポートを完備しているのもbellFace（ベルフェイス）の大きな特徴です。コンサル担当とのミーティングでは、業界別の活用方法をアドバイスしてもらえます。3カ月に1回開催されるユーザー会では、先輩企業の活用方法を学べます。さらにツールの社内浸透も支援してくれるため、スムーズに導入を行えます。
多くの企業が、bellFace（ベルフェイス）を活用して売上や商談数、受注率の向上に成功しています。NTT東日本では、商談数が年間で1万件アップしました。また、basicでは受注率が2％から20％まで跳ね上がりました。実績としては十分だといえるのではないでしょうか。
Calling（コーリング）
Calling（コーリング）では、「Meeting」と「Chat/Chatbot」の2つのサービスを提供しています。Meetingは、オンラインで会議を行いたいときに便利なサービスです。ルーム名とパスワードを決めるだけで簡単にルームを作成することができ、参加者はURLをクリックするだけでルームに入ることができます。
搭載されている機能には、画面共有やルーム内チャット、資料共有、ホワイトボード、トークスクリプトなどがあります。必要な機能はすべて揃っているので、オンラインでもスムーズに会議を行うことができます。
Chat/Chatbotは、ホームページやサイトにお問い合わせ窓口としてチャットボックスを設置したいときに利用できます。サイトに訪問したユーザーと、リアルタイムでコミュニケーションを取ることができます。
さらに、テンプレートで対応可能なやり取りをChatbotで自動化することもできます。応答シナリオを作成しておくだけで、業務を一気に効率化できるといえるでしょう。この機能を活用すれば、有人対応を最小限にすることができます。人件費の節約にもつながるのではないでしょうか。
Chatwork（チャットワーク）
Chatwork（チャットワーク）は、仕事で必要なコミュニケーションをより効率的にするビジネスチャットツールです。ビジネスチャットツールの中で国内利用者数第1位を誇っており、導入企業は257,000社を突破しています。ビジネスチャットツールで迷ったら、Chatwork（チャットワーク）を選べば間違いないといえるでしょう。
Chatwork（チャットワーク）を利用すれば簡単にメッセージのやり取りができ、社内で利用できるのはもちろんのこと、社外の人間がかかわる仕事における情報共有にも役立ちます。また、セキュリティ水準の高さも大きな特徴です。送信したデータはデータセンターに厳重に保管されているため、大事な仕事に関するやり取りも安心して行うことができます。
Slack（スラック）
Slack（スラック）は、2013年にアメリカでリリースされたビジネスチャットツールです。世界100カ国以上でダウンロードされており、日本でも50万人以上が毎日利用しています。保存や検索を簡単に行えること、他のサービスと連携させて仕事を効率化できること、自分なりにカスタマイズできることなどが特徴だといえるでしょう。
さらに2019年10月には「ワークフロー」という新機能がリリースされ、さらに便利になりました。Slack（スラック）では無料版を用意しているので、まずは使い勝手を確認してみてはいかがでしょうか。
セキュアSAMBA
セキュアSAMBAは、簡単かつ安全に利用できる法人向けオンラインストレージです。必要なのはインターネット環境のみで、パソコンやスマホ、タブレットなど、様々なデバイスからアクセスすることができます。アクセス経路はすべて暗号化されているため、大切なファイルも安心して保管できるといえるでしょう。
セキュアSAMBAが選ばれる理由としては、ユーザー数無制限で利用できるということが挙げられます。大人数でシェアしたい場合にも便利だといえるでしょう。また、運用開始前後には徹底したサポート体制を用意しています。障害受付は24時間365日受け付けているため、万が一のときにも安心だといえるでしょう。
テレワークでセミナー・説明会開催をするなら
ここでは、テレワークでセミナーや説明会を開催する際にぜひ活用したいWebセミナーツール「ネクプロ」をご紹介します。ぜひ活用して、より効率的な集客につなげてください。
Webセミナーツール「ネクプロ」
ネクプロは株式会社ネクプロが提供しているWebセミナーツールで、リアルタイム配信と録画配信（オンデマンド配信）の両方に対応しています。大きな特徴としては標準機能が豊富なことで、チャット機能、チャット・アンケート内容分析、受講者管理、配信時同行サービス、スタジオ利用、録画機能、申込管理、履歴管理、動画配信、資料配信などを利用できます。機能が多いと使いこなせるか不安になるかもしれませんが、ネクプロは初心者でも使いやすい仕様になっているため、その点は心配ないといえるでしょう。
さらに、ネクプロはオフラインセミナーをWebセミナーとして同時配信することが可能です。これによって、オフラインセミナーのみを行った場合に比べて集客力が大幅にアップするといえます。Webセミナー開催によって集客力が2.7倍以上アップするというデータもあり、新規顧客の獲得を目指すには非常に有効だといえます。
このようにネクプロはWebセミナーを通じたマーケティングにおいて非常に役立つツールであり、多くの企業から選ばれています。世界70カ国以上に社員を擁するグローバル医療機器メーカーでは、サービス開始1年間で見込み顧客の約70％を会員として獲得することに成功しました。また世界有数の企業のヘルスケア部門であるグローバル実験機器メーカーでは、サービスの世界40カ国への展開および約20,000ユーザーの獲得を実現しました。ネクプロを最大限に活用することで、大きな成功につなげられるのではないでしょうか。
まとめ
日本全国で普及が進んでいるテレワークですが、オフィス勤務と異なる点も多いため、最初は戸惑うこともあるかもしれません。しかし、便利なツールを活用すればテレワークへの移行もスムーズに進みやすくなるといえるでしょう。
テレワークで利用できるツールは数多くありますが、その中でもここでご紹介したツールは特におすすめです。より効率的にテレワークを行うためにも、ぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか。